Cómo hacer el seguimiento de los medios
Ya has creado la nota de prensa y has contactado a los medios para enviarla. ¿Y ahora qué? Pues ahora hay que saber cómo hacer el seguimiento de los medios y estar encima de ellos, pero sin llegar a ser pesados.
¿Cómo? Te lo cuento en el artículo de hoy.
Ya sabes que la distribución de notas de prensa es una estrategia clave para dar a conocer tu libro a un público más amplio a través de los medios de comunicación. Sin embargo, no basta con enviar la nota de prensa y cruzar los dedos para que sea publicada. El seguimiento activo y estratégico con los medios es esencial para aumentar las posibilidades de cobertura y maximizar el impacto de tu comunicación.
1. Organización y Documentación
Antes de comenzar el seguimiento, asegúrate de tener un sistema organizado para realizar un seguimiento adecuado. Crea una lista de los medios a los que has enviado la nota de prensa, incluyendo detalles como nombres de contactos, correos electrónicos y números de teléfono relevantes. Utiliza herramientas como hojas de cálculo o software de gestión de relaciones con los medios para mantener esta información al alcance.
2. Timing Estratégico
El momento del seguimiento es crucial. Espera un par de días después de enviar la nota de prensa para darles tiempo a los periodistas o editores para revisarla. Luego, inicia el seguimiento para mantenerla en su radar. Si tienes un evento próximo o una fecha importante relacionada con la nota de prensa, asegúrate de mencionarla en tu seguimiento.
3. Personalización
Cada medio y periodista es único. Personaliza tus mensajes de seguimiento en función del medio y del contacto al que te diriges. Demuestra que has investigado su trabajo y muestra cómo tu nota de prensa podría ser relevante para su audiencia.
4. Recordatorio de Valor
En tu mensaje de seguimiento, resalta los puntos clave de la nota de prensa y comunica claramente el valor que proporciona a sus lectores o espectadores. Explícales por qué esta información podría ser interesante y relevante para su audiencia.
5. Formas de Seguimiento
El seguimiento no se limita solo a correos electrónicos. También puedes considerar hacer seguimiento a través de llamadas telefónicas o incluso mensajes directos en redes sociales, si es apropiado. La variedad de enfoques demuestra tu compromiso y puede ayudar a captar la atención de los medios ocupados.
6. Mantén la Relación
El seguimiento no se trata solo de la nota de prensa actual. Mantén el contacto con los medios a lo largo del tiempo. Comparte otras noticias relevantes, ofréceles acceso exclusivo a novedades y construye una relación a largo plazo basada en la confianza y la colaboración.
7. Seguimiento Post-Publicación
Una vez que la nota de prensa se haya publicado, no olvides agradecer al medio por su cobertura y compartir la publicación en tus propias plataformas. Esto fortalece la relación y demuestra tu aprecio por su trabajo.
Siguiendo estos pasos y manteniendo una actitud proactiva, ya sabes cómo hacer el seguimiento a los medios y estarás en el camino correcto para maximizar el impacto de tus comunicaciones y fortalecer tus relaciones con los medios de comunicación.
¿Cuál es tu experiencia al respecto?
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Qué es un comunicado de prensa
Hablo tanto de la nota de prensa que quizás no sabes qué es un comunicado de prensa y en qué se diferencia de otras herramientas de comunicación. Pues hoy es el día que te voy a sacar de dudas, que para eso está el blog.
1. Qué es un comunicado de prensa
Se trata de una herramienta periodística que se utiliza para contactar con los medios de comunicación. Lo acostumbran a usar grandes empresas, corporaciones y organizaciones. Su uso no es tan habitual entre los escritores, pero no está de más que conozcas de qué va el tema.
A diferencia de la nota de prensa o del dossier de prensa, no se utiliza tanto porque no sirve para presentar una novedad relacionada con tus historias. Generalmente, sirve para dejar claro el posicionamiento de una compañía u organización respecto a un tema en concreto, esté relacionado o no con la compañía. Si trasladamos esto a nuestro mundo escritoril, sería una herramienta para usar si tú como autor quieres dejar tu postura sobre un tema que está en boca de todos y de alguna manera afecta a tus libros o desmentir un bulo que se ha salido del tiesto.
2. Para qué sirve
El objetivo principal de este documento es dejar clara de forma pública y oficial tu postura, en relación a un tema o situación que se haya podido producir. Así, en algunos casos buscarás desmarcarte de algunas situaciones y en otras, posicionarte a favor. Por lo tanto, el comunicado de prensa estará siempre muy relacionado con tus valores y tu marca personal.
Si te estás preguntando cuándo usar un comunicado de prensa, te diré que no existe una lista estándar en la que basarte. Pero sí que hay una serie de situaciones donde su uso es más habitual:
- Momentos de crisis donde se puede ver perjudicada tu reputación.
- Para desmarcarse del comportamiento de alguno de tus colaboradores.
- Anunciar el cierre de colaboraciones.
- Rectificar o aclarar alguna información incorrecta publicada relacionada contigo o tus libros.
- Cambio de editorial.
Como ves, en la mayoría de los casos el comunicado de prensa se utiliza para mostrar tu posición ante un determinado hecho.
3. Cómo hacer un comunicado de prensa efectivo
Es importante que lo redactes de forma rápida y lo envíes a la prensa con cierta celeridad.
Redactar un comunicado de prensa no es complicado. Lo más importante es que tengas muy claro qué quieres contar a los medios de comunicación y a los periodistas y seguir una estructura básica.
4. Estructura del comunicado de prensa
El formato del comunicado de prensa es muy sencillo. No requiere de muchas habilidades especiales. Simplemente, tienes que incorporar la siguiente información:
- La fecha y el lugar de publicación.
- Identificar el documento como un comunicado de prensa para que el periodista sepa que información encontrará en él.
- El titular, que resume en una o dos líneas la idea principal a transmitir a la prensa.
- Cuerpo del comunicado, donde se expone el mensaje y el posicionamiento de forma clara y concisa.
- Firma de la persona que hace de portavoz.
- Los datos de contacto con el departamento de prensa, por si algún periodista decide contrastar la información que ha recibido.
5. Cómo redactarlo
Siempre que tengas que dirigirte a un periodista es importante que tengas en mente las características principales del lenguaje periodístico. Así sabrás cómo escribir el comunicado de prensa:
- Una frase, una idea. Intenta no repetir conceptos y aprovecha cada frase para exponer un argumento o idea diferente.
- Relata tu posicionamiento de forma clara y concisa. No dejes margen a la especulación o a la interpretación por parte de nadie. En el comunicado de prensa no hay opción para la duda
- Apuesta por un lenguaje básico y sin florituras. La claridad, el rigor y las palabras precisas serán tus mejores aliadas para conseguirlo.
- Presenta la información de forma ordenada y objetiva para que no haya ninguna duda sobre tu mensaje.
6. Cuándo enviar un comunicado de prensa, si eres escritor
Como te decía, esta herramienta la usan más las grandes compañías o corporaciones. Aún así, existen algunos casos en los que tú, como escritor, también puedes usarla:
- Para defenderte de una acusación sin fundamento contra ti, contra tu marca o tu negocio.
- Cuando organizas un acto y se produce algún cambio que afecta a su desarrollo.
- Para posicionarte respecto a algún hecho concreto que pueda afectar a tu sector profesional.
7. Cómo enviar este documento
Habitualmente los comunicados de prensa se envían por email a los periodistas. El objetivo es que los medios de comunicación se hagan eco de esa información y la compartan con sus oyentes, telespectadores o lectores.
Pero cada vez más, las empresas optan por publicar los comunicados en sus propios canales. Te estoy hablando de la página web o Twitter, por ejemplo. De esta forma se aseguran que llega de forma rápida a su comunidad y al público en general. Así no tiene que esperar a que la prensa lo publique y, por lo tanto, perder unas horas que, en el caso de una crisis de reputación, pueden ser cruciales.
8. Tipos de comunicado de prensa
Existen infinidad de ejemplos de comunicados de prensa, tantos como ideas o mensajes quieras transmitir. Aún así, estos son los más habituales:
- Comunicado de prensa para crisis de empresa.
- Comunicado de prensa obra de teatro. Cuando hay algún cambio en el elenco de actores por culpa de cualquier circunstancia.
- Comunicado de prensa para concierto. Se usa cuando se da algún cambio en la programación o se cancela.
- Comunicado de prensa para televisión. Cuando una cadena quiere mostrar su apoyo o rechazo a una causa o acusación concreta, por ejemplo.
- Comunicado de prensa para un producto. Especialmente se usa cuando ha salido algún producto defectuoso de fábrica y hay que retirarlo del mercado.
- Comunicado de prensa para un evento. Puede usarse para explicar las puertas de acceso o el horario de apertura de puertas.
- Comunicado de prensa para pedir disculpas. Este se usa cuando se descubre o se hace pública alguna mala praxis de algún alto cargo o trabajador de la compañía.
9. Diferencias entre la nota de prensa y el comunicado
Si buscas por la red, verás que mucha gente confunde la nota de prensa y el comunicado de prensa. Y lo cierto es que no tienen nada que ver. Estas son para mí las 5 principales diferencias entre estos dos documentos:
1. La nota de prensa presenta una noticia o hecho noticiable sobre tu marca o tu negocio. En cambio, el comunicado sirve para clarificar o posicionarnos, respecto a un tema que no tiene por qué estar relacionado con la compañía.
2. Mientras la nota de prensa es una herramienta muy versátil que tanto pueden usar compañías como emprendedoras, el comunicado se usa más dentro de grandes corporaciones.
3. Por un lado, la información que aparece en el comunicado de prensa es más subjetiva –muestra un posicionamiento–. Por el otro, la que aparece en la nota de prensa es lo más objetiva posible.
4. El comunicado de prensa debe ocupar entre media hoja y una hoja entera. Por el contrario, la nota de prensa no deberá superar las dos hojas.
5. El comunicado de prensa va firmado por el responsable de la compañía u organización. La nota de prensa, no.
Espero que hayas visto las diferencias entre estas dos herramientas de comunicación y las uses para darte a conocer entre los medios de comunicación.
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Cuando salir en los medios
¿Cuándo puedo salir en los medios de comunicación? Cuando tu libro y tú estéis listos. Posiblemente no es la contestación que esperabas oír, pero te aseguro que no hay una fórmula secreta con la que pueda decirte los días, los meses o las semanas que debes esperar para utilizar el comodín de los medios de comunicación. Me explico…
Para mí salir en los medios debe ser el último escalón de toda una estrategia de comunicación y de visibilidad que va de la mano de los contenidos. Una estrategia pensada y diseñada para cada caso, teniendo siempre muy presente aquellos elementos que te hacen única y diferente respecto a tu competencia. Así que te he preparado una mini check list con los 5 elementos que debes trabajar a conciencia antes saber cuándo salir en los medios.
1. Encuentra tu historia
Antes de empezar a contársela a los periodistas, debes tener clara dónde se esconde esta historia y sobre qué valores se erige para que cuando se la compartas a los profesionales de la información les interese de verdad.
Si no sabes por dónde empezar a buscarla, la sesión de consultoría puede ser una buena opción para ti.
2. Trabaja tu mensaje
Se construye sobre tu historia y, a medida que lo trabajes, aparecerán un conjunto de palabras que se irán repitiendo. Apúntalas bien porque este será tu universo de conceptos con los que deberás jugar a través de todas tus comunicaciones en los diferentes canales de comunicación que utilices (página web, redes sociales, blog, newsletter…).
3. Revisa tu página web
Nuestra web es nuestra tarjeta de presentación al mundo. Por eso, es importante que esté bien trabajada. Estoy convencida que por tu mente pasa la necesidad de invertir en un buen diseño y una sesión de fotografías que te represente, ¿verdad? Sabes cómo de importante es que una página web entre por los ojos para que tus futuros clientes no se vayan. ¿Y los textos? ¿Te has planteado alguna vez invertir para que un profesional redacte los textos de tu web?
Posiblemente son los grandes olvidados de nuestra página porque al final todos sabemos escribir. Pero tus textos deben perseguir un objetivo que esté al servicio de la historia y del mensaje que has definido. Deben ser claros, directos y sin demasiadas florituras para que el lector no se pierda y tenga claro qué haces y cómo puedes ayudarle. También debe incluir la información clara que explica a qué te dedicas y qué aportas al mundo.
4. Construye una comunidad
Estamos en la era de compartir, conectar y colaborar. Por eso es importante que desde el minuto 1 en que estés online uno de tus objetivos sea, a parte de vender tus libros o servicios, construir una comunidad fiel y potente. Y eso no significa que tengas miles de seguidores y de likes en cada publicación. Sino que encuentres apoyo, hagas negocio y te sirvan de altavoz para llegar a tu público objetivo. Serán tus mejores prescriptores y te ayudarán a crecer.
5. Consolida tus resultados
Deja que sea el tiempo y tu trabajo el que hable de ti. Ten paciencia y no quieras correr. Paso a paso y día a día demuestra tus resultados, haz tu camino y conviértete en especialista en tu género. Trabaja para que tu comunidad aumente. Porque esto hará que tu reputación se consolide y te conviertas en referente para muchos.
Y, ahora sí, una vez pases y trabajes cada uno de estos pasos ya estás lista para saber cuándo salir en los medios de comunicación. Como ves antes de usar este comodín realmente debemos hacer mucho trabajo con nuestro negocio. ¿Por qué? Porque si usamos el comodín de la prensa antes de tener afianzados estos cinco pasos, el periodista que reciba tu nota de prensa y vaya a tu página web y vea que no hay una coherencia entre lo que le has contado en la nota y lo que ve en tu página, se irá por donde ha venido y perderemos una oportunidad de oro.
Los periodistas son (somos) buscadores profesionales de historias únicas dispuestos a compartirlas con sus lectores, sus oyentes o telespectadores si engancha, emociona y es diferente.
¿Tú también eres de las que se pregunta cuándo salir en los medios de comunicación? ¿O quizá ya lo has conseguido? Sea como sea, me gustaría que me contaras tu experiencia respecto a este tema en el apartado de comentarios.
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Cuánto cuesta salir en los medios
Hoy escribo este artículo para contestaros a la pregunta cuánto cuesta salir en los medios de comunicación.
Cuando se trata de aumentar la visibilidad y el reconocimiento de una marca, hay dos enfoques principales: la publicidad y las relaciones públicas. Ambas estrategias tienen el mismo objetivo final, pero difieren en la forma en que logran ese objetivo y en los costos asociados.
Prensa vs Publicidad
Que te dediquen un artículo te puede resultar más barato que pagar un anuncio en un medio de comunicación. Eso sí, existe un riesgo que debes asumir: por mucho que envíes una nota de prensa o un dossier de prensa a un periodista, nadie te puede asegurar que tu historia salga publicada. Debes ser capaz de seducir a los periodistas con tu historia.
Por el contrario, si pagas un anuncio en un periódico, seguro que saldrás. Ahora bien, el precio no es asequible –aunque siempre se puede negociar–.
Quizá pagarás a un profesional para que te ayude a conseguirlo, pero en ningún caso le pagarás a un medio para que te dedique un artículo o un reportaje. Por eso es importante que no confundas las campañas de prensa con la publicidad.
Si acabas pagando a un medio, estarás haciendo publicidad. No hay nada de malo en ello, eh. Pero tienes que saber que no es lo mismo, sobre todo cuando ciertas agencias te venden los servicios de publicidad "camuflados"
Cuánto cuesta una campaña de prensa
Depende de quién haga la campaña y de la duración que tenga. No es lo mismo una campaña de prensa de solo unos meses, que una campaña de prensa que siempre está marcha. Con la primera, vas a conseguir resultados en un periodo limitado de tiempo. Mientras que, con la segunda, tu presencia en medios va a ser constante.
Tampoco te va a costar lo mismo si la vas a hacer tú o si prefieres contratar a un profesional. En el primer caso, la inversión económica que vas a hacer es mínima. Ahora bien, vas a necesitar tiempo para poderla llevar a cabo. Porque si algo tienen este tipo de acciones, es que necesitan trabajo y constancia.
En cambio, si contratas a un profesional, vas a necesitar hacer una inversión económica. A la larga, te saldrá más rentable. Le estarás pagando por sus servicios, pero también por sus conocimientos, su experiencia y sus contactos.
Vale, muy bien. Pero ¿cuánto vale salir en los medios de comunicación? Depende de cada profesional y si se trata de una campaña específica o trabajar tu comunicación a lo largo de todo el año.
Cuánto cuesta salir en los medios de comunicación
Imagínate ahora que pones en marcha tu primera campaña de prensa y que empiezas a aparecer en diferentes medios. Es momento de hacer un balance económico de todos estos impactos. Así podrás saber en cuánto está valorada cada publicación que has conseguido.
Cada aparición en prensa tiene un impacto económico determinado. ¿Y cómo se calcula? A partir de las tarifas de publicidad que tiene cada medio. Estas las calculan a partir de las cifras de audiencia, la tirada, el alcance, la hora de emisión, etc.
Por eso si sales en una entrevista de media página en un medio en concreto, puedes ver su valor económico buscando las tarifas publicitarias de ese medio para el mismo espacio publicitario.
Y tú, ¿tienes alguna experiencia con los medios de comunicación? Compártela con nosotros en comentarios.
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Objetivos de comunicación para escritores
En el artículo de hoy te voy a explicar cómo plantear objetivos de comunicación para escritores y te daré algunos ejemplos, por si necesitas ideas.
Qué son los objetivos de comunicación
Se trata de todas aquellas acciones que quieres llevar a cabo y que están vinculadas con la comunicación de tu marca o negocio. Su propósito es claro: ayudarte a conseguir tus metas como escritor. Después te daré ejemplos de objetivos de comunicación para que puedas ver a qué me refiero o, incluso, escoger el que mejor te encaje.
Cómo plantearlos
Antes de hacer una lista con todo lo que te gustaría hacer, párate un momento a pensar cómo ha ido el año a nivel comunicativo. Pregúntate qué acciones has hecho, cuáles te han funcionado mejor, qué estrategias volverías a repetir y cuáles no. Hacer este paso previo es imprescindible para poder definir los objetivos de comunicación para el próximo año (o libro).
Una vez hayas hecho esta reflexión, sí que puedes hacer una lista con los que te gustaría trabajar durante la próxima etapa, que puede coincidir o no con el inicio del nuevo año.
Ejemplos de objetivos de comunicación
Para ponértelo un poco más fácil y que puedas elegir los objetivos de comunicación para escritores que te gustaría implementar, aquí tienes una lista sobre cuáles son los objetivos de comunicación más habituales. Mi recomendación es que escojas entre uno y tres porque, como dice el refrán “quién mucho abarca poco aprieta”. Así que relax y piensa bien cuál encaja mejor en función del momento en el que se encuentra tu marca personal como escritor.
1. Hacer crecer tu comunidad
Es posiblemente uno de los objetivos indispensables de esta lista porque sin una comunidad fuerte y fidelizada detrás, vender puede ser aún más complicado que de normal. Así que dedica tiempo a pensar cómo te gustaría que creciera y cómo premiar a aquellos que te acompañan desde el primer día. Sorteos, descuentos, colaboraciones… Explora las diferentes propuestas que existen para poner en marcha la más adecuada para ti.
2. Empezar un blog
Si realmente te has propuesto lanzar un blog, lo primero que debes hacer es crear un universo temático y a partir de ahí marcar la periodicidad con la que vas a publicar y un calendario. Te recomiendo que seas realista y no te pongas más trabajo del que puedas asumir. Un post al mes está más que bien para comenzar.
3. Lanzar una newsletter
Ahora mismo es posiblemente la herramienta más potente de comunicación que tenemos con nuestros lectores, mucho más que cualquier red social. Nuestros correos van directos a su bandeja de entrada del email. Así que contruye tu propia base de datos con sus correos y así podrás contarles qué novedades, promociones o descuentos les ofreces.
4. Auditoría de tus redes sociales
Desde que aparecieron las redes sociales, nuestra forma de relacionarnos con nuestros clientes ha cambiado completamente. Eso no quiere decir que tengas que estar en todas y cada una de ellas. Escoge las que te funcionen mejor –una o dos– y olvídate de las demás, especialmente si no hay nadie que pueda estar pendiente de todo lo que pasa en cada una de ellas.
5. Definir un calendario editorial
Esta herramienta va a ser tu aliada para el nuevo año. ¿Qué quiere decir esto? ¡Que ha llegado la hora de planificarse y olvidarse de la improvisación! Prepara tu calendario editorial y apunta los días que vas a publicar en redes, cuándo tendrás nuevo post y si vas a enviar una newsletter mensual. Marca en rojo el día concreto que va a pasar cada cosa y escribe al lado el tema que vas a tratar para no tener que perder tiempo pensando qué escribes.
6. Planifica tus campañas
Analiza los datos de tu último año y fíjate en qué meses vendes más libros. Esto te dará pistas de las fechas que son clave para ti en el calendario. Así podrás crearte una estrategia de comunicación y un plan de comunicación interna. De esta forma, podrás definir objetivos mensuales o semanales sobre aquello que quieres contar a medida que se acerquen tus momentos clave del año.
7. Salir en los medios de comunicación
Este objetivo es uno de los más ambiciosos del listado. Aunque a todas nos gusta salir en prensa o que nos hagan una entrevista para la radio o la televisión, piensa honestamente si ha llegado tu momento.
Si te gustaría hacerlo, pero no sabes cómo, te animo a que hablemos a través de una videollamada gratuita de 30 minutos.
8. Colaboraciones con influencers editoriales
Si estás pensando en buscar perfiles que sean afines a tus historias y hacer alguna colaboración para ganar visibilidad y llegar a nuevos públicos, es importante que dediques tiempo a la selección. Te recomiendo que elijas microinfluencers de tu género, con un número de seguidores que vaya de las 2k a las 10K, en lugar de perfiles con una cifra de seguidores de las que quitan el hipo.
9. Clipping de reseñas
Salir recomendado en blogs o medios de comunicación te va a traer más reputación y más prestigio de marca. Por lo tanto, asegúrate de guardar todos los enlaces, recortes de prensa y entrevistas que te hagan. Así podrás compartirlos en redes o añadirlos como testimonios en tu página web.
10. Crear un apartado de prensa en tu web
Si tienes un proyecto consolidado, trabajas las notas de prensa o tienes tu propio dossier de prensa, crea un apartado de prensa en tu web. Pon en él todo el material que tienes por si algún periodista llega a tu página en busca de algún tema para publicar.
Como puedes ver, la lista de objetivos de comunicación para escritores va de los más habituales (blog, newsletter…) a más especializados (apariciones en prensa). Pero lo cierto es que los objetivos pueden ser tan diferentes como tú quieras porque eres tú quien marca las reglas.
Confío que esta lista te ayude a saber cómo plantear objetivos de comunicación para escritores. Y si no sabes por dónde empezar, siempre podemos hablar por aquí.
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Cómo elegir un día para salir en los medios
Si ya leíste en este artículo sobre el dayketing, pero no sabes cómo elegir un día para salir en los medios, sigue leyendo.
Aprovechar días internacionales o mundiales es una táctica muy común cuando pensamos en salir en los medios, pero es fundamental saber utilizarla de modo que sea realmente útil para tu marca. Y en este post te cuento cómo elegir uno que realmente te aporte valor.
¿Cómo elegir un día para salir en los medios?
Lo primero, no te lances a la piscina con los días más obvios y que va a elegir todo el mundo. Sé creativo, my friend.
Piensa qué puedes aportar en cuanto a conocimiento o experiencia y después intenta unirlo a un día internacional. Por ejemplo, imagina que además de escritor de poesía eres profe de literatura, ¿y si utilizamos el día mundial de la poesía para hablar sobre los poemas que han escrito los niños en tu clase (estos poemas tienen que ser especiales por algo) y de paso colamos tu libro?
Ya sabes que cuanto más original y diferente sea tu propuesta a un periodista, más probabilidades habrá de que te acepte el tema.
Algunas ideas más
- Ligar algun día internacional que esté relacionado con la profesión de tu protagonista.
- Hablar del problema que resuelve tu libro de no ficción ligado a uno de esos días. Por ejemplo el día de la felicidad, se puede proponer un tema para evitar la depresión o casos sobre cómo salir de ella.
- ¿Tienes algún libro gastronómico? ¿Y si propones un listado de cócteles divertidos el día internacional del barman?
Y no olvides que, si tienes alguna duda porque te lo estás planteando, puedes usar la consultoría gratuita de 30 minutos para plantearme tus preguntas.
¿Habías pensado alguna vez en utilizar el dayketing para que tu libro salga en los medios de comunicación?
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Qué es una convocatoria de prensa para escritores
Si llevas tiempo leyendo el blog seguro que te suenan las notas de prensa, pero ¿sabes qué es una convocatoria de prensa para escritores?
En el artículo de hoy vas a aprender qué es esta herramienta de comunicación y cuándo se utiliza.
Qué es una convocatoria de prensa para escritores
Una convocatoria de prensa es una invitación que se envía a los medios de comunicación para informarles de la celebración de una rueda de prensa, una presentación o cualquier otro evento. El objetivo de enviar una convocatoria a los medios es lograr la presencia del mayor número de periodistas posible para transmitirles un determinado mensaje. A su vez, esto se traducirá en cobertura posterior en los medios, ya que los periodistas siempre suelen publicar algo sobre los eventos a los que asisten.
Sin embargo, con el paso de los años, convocar una rueda de prensa o cualquier otro evento similar y lograr que asista un número suficiente de medios es cada vez más difícil. Las plantillas de los medios se reducen progresivamente, los periodistas están muy ocupados y los eventos virtuales (como las videoconferencias) han sustituido a muchas de las convocatorias presenciales que se hacían antes de manera rutinaria.
La buena noticia es que, al haber menos convocatorias de prensa, si la gestionas bien y consigues despertar el interés de los medios, puedes conseguir una cobertura más extensa y profunda que la que genera el envío de una nota de prensa.
En el caso de los escritores, ¿qué evento se te viene a la cabeza? ¡Exacto! Una firma de libros o la presentación de tu última historia, y en este caso quizás no te interese tanto que acudan los propios medios como que se hagan eco de la noticia para que posibles lectores vayana al evento.
Cuándo se utiliza
Antes de decidir el envío de una convocatoria de prensa, plantéate estas tres preguntas:
¿El evento que quieres presentar es suficientemente atractivo para despertar el interés de los periodistas?
¿La asistencia presencial ofrecerá algún aliciente adicional a los medios que justifique el tiempo y esfuerzo dedicado al desplazamiento?
¿El formato o contenido del evento será adecuado desde el punto de vista informativo?
Por ejemplo: puede surgir la idea de invitar a los medios a la presentación de tu último libro; pero si no tienes previsto un evento específico para ellos o no tienen la oportunidad de entrevistarte, es posible que no les compense asistir.
Es recomendable enviar la convocatoria de medios con suficiente antelación, si es posible un par de semanas antes de la fecha del evento. Ten en cuenta que, a diferencia de una nota de prensa, una convocatoria que requiera asistencia debe ser aprobada por el redactor jefe o responsable del área del medio, que será quien designe al periodista o equipo que se desplazará al evento. Esto puede requerir unos días, ya que este tipo de decisiones se toman en los consejos de redacción que se celebran al inicio de la semana.
De todas formas, el día antes de la celebración del evento es recomendable enviar un recordatorio a todos los asistentes que han confirmado para mayor seguridad. Por desgracia, las agendas de los periodistas cambian a cada minuto, y es habitual que algunos de los medios que confirmaron asistencia no vengan finalmente, así como que se presente sin avisar algún periodista que no había confirmado su participación.
Cómo se escribe
Preparar una convocatoria de prensa es similar a redactar una nota de prensa, aunque con algunas diferencias. Principalmente, debe incluir los siguientes elementos:
- Logotipo de tu marca personal como escritor (si la tienes)
- Titular atractivo que despierte el interés por el evento
- Breve explicación sobre el asunto a tratar en la convocatoria
- Información sobre quién organiza el evento, agenda y asistentes
- Datos prácticos sobre la ubicación, fecha y hora del evento
- Solicitud de confirmación de asistencia y contacto para hacerlo
¡Ojo, no se trata de contarlo todo!
En total, un modelo de convocatoria de prensa ideal no debería ocupar más de una página.
Y ahora que ya tienes toda la información a mano, ¿te animarás a usar la convocatoria de prensa para escritores en tu próxima presentación?
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Cómo estructurar tu email para los periodistas
Si has leído este artículo, a continuación te dejo una especie de plantilla para que sepas cómo estructurar tu email para los periodistas.
Sin olvidar de que este email debe ser claro, rápido y conciso, este podría ser un pequeño esquema de cómo estructurar el email que escribas a un periodista:
Párrafo #1
Preséntate brevemente y ofrece un enlace a tu web de autor. También es el espacio para quedar bien y poder dar un cumplido sobre algún artículo que hayas leído o un trabajo anterior. Demuestra que le conoces de alguna manera.
Párrafo #2
Es el lugar directo de la propuesta que le quieres hacer, la noticia. Resume en unas pocas palabras en qué consiste y a continuación explica que tienes mucho más para ofrecer. Recursos para complementar la noticia o por ejemplo otro ángulo en caso de que el primero no se ajuste a su interés.
Párrafo #3
Nunca olvides facilitar los datos de contacto: teléfono y correo electrónico. No hace falta que fuerces una respuesta escribiendo frases del estilo "Espero una respuesta" o similar ... a mí personalmente me suena un poco presuntuoso. Creo que si la propuesta es de interés se da por hecho que te responderán.
Párrafo #4
Agradéceles el tiempo dedicado al email y nuevamente asegúrate de que te diriges por su nombre al periodista. A la gente le encanta ver y escuchar su nombre. Son pequeños detalles que muestran cercanía y personalizan el correo.
Espero que después de este email sepas cómo estructurar tu email para los periodistas.
Si tienes algún truco que te ayude con tus emails o alguna duda que quieras preguntar, puedes compartirlo en los comentarios e intentaré resolverlo.
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Cómo elegir en qué medios salir
Siempre le digo a los escritores con los que trabajo que hay que hacer una selección de los medios a los que se va a contactar. Si quieres saber cómo elegir en qué medios salir, sigue leyendo.
Aunque, como norma general, salir en los medios de comunicación trae muchas ventajas, es importante tener en mente cómo es tu marca de escritor y qué medios pueden reportar más beneficios, según los objetivos que te hayas propuesto.
Nada de emails masivos
Siempre digo que a los periodistas hay que tratarlos con cariño y profesionalidad, por eso no hay nada que sea más fácil de ignorar un email masivo dirigido a ciento y la madre. Hacer esta selección es muy importante, sobre todo si quieres ofrecerles alguna exclusiva o un contenido que lleva tiempo elaborar.
¿Cuál es tu objetivo en los medios?
Lo primero que debes plantearte es por qué quieres salir en los medios. Porque si la única motivación es vender más libros, vamos por mal camino.
Si estás un poco perdido, estos son algunos objetivos que puedes considerar:
Darte a conocer entre tu público objetivo.
Es decir, llegar a nuevos lectores potenciales que pueden estar interesados en tu marca. Este objetivo es teniendo en cuenta tu visibilidad y que te conozcan, no para que lean el artículo y vayan directos a la librería (que puede pasar, pero no debería ser tu objetivo principal)
Darle estatus a tu marca personal.
En este caso, el objetivo está más relacionado con la reputación. Es sencillo, si un medio te ha publicado, es “porque tú lo vales”. Y eso no solo lo pensarás tú, sino que lo sabrá tu lector actual y futuro.
Posicionarte como referente.
Es ideal para escritores que además de publicar libros, prestan servicios literarios o son expertos en su género. Aquí se busca que puedas mostrar que, si un medio cuenta con tu opinión sobre un tema, es porque eres experto o experta en dicho tema. Y, de hecho, así lo percibirá quien te conozca o llegue a tu web.
¿Y ahora cómo elijo los medios?
Los medios de comunicación, como una marca más, tienen su cliente ideal. Solo que en vez de pensar en cliente, piensan en lectores, usuarios, oyentes o espectadores. Cuando preparan contenido tienen muy en cuenta quién consume su medio. Y esto es lo que te permite distinguir qué medio te puede interesar según tu objetivo.
Con esto en mente, piensa en tu libro y en tus objetivos.
¿Dónde están tus lectores potenciales? ¿A quién le interesaría leer una entrevista sobre la evolución de la novela romántica? ¿Qué puedes aportar tú diferente? ¿Puedes vincular tu historia a la actualidad para salir en medios generalistas? ¿O prefieres salir en medios especializados?
Espero que estas preguntas puedan guiarte sobre cómo elegir en qué medios salir.
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Qué es una sala de prensa virtual
Seguro que has oído hablar de la sala de prensa. Pero quizá no tienes muy claro qué es una sala de prensa virtual y cómo hacerla. Pues sigue leyendo que te voy a contar cómo para que al terminar puedas preparar la tuya.
Qué es una sala de prensa virtual
Se trata de un espacio en tu página web donde colgar toda la información relevante relacionada con tu marca personal para que esté al alcance de quien la quiera consultar. En ella, colgarás contenidos como por ejemplo notas de prensa, dossiers de prensa, informes, convocatorias de prensa, lanzamientos, imágenes, apariciones en prensa… Es decir, aquel contenido que habla de la esencia de ti y de tus libros.
La sala de prensa online puede estar abierta al público o ser de acceso privado. Si es pública, significa que todo el mundo va a poder acceder a ella y a la información que allí se encuentra. Si es privada, las personas que quieran acceder a ella deberán contactar contigo para que les facilites la entrada.
Para qué sirve
El principal objetivo de una sala de prensa virtual es ponérselo fácil a los periodistas para que publiquen información relacionada con tu marca en los medios de comunicación. Piensa que cuando un periodista está preparando un tema, lo primero que hace es buscar fuentes de información que puedan confirmar o ejemplificar aquello que está explicando.
Así que si llega a ti y en tu sala de prensa encuentra lo que necesita para el reportaje o noticia que está trabajando, es muy posible que salgas en los medios de comunicación. Ahora bien, si tiene que hacer malabares para encontrar la información que necesita, es probable que se vaya por dónde ha venido.
A quién va dirigida
Como te comentaba, generalmente está pensada para los periodistas y profesionales de la información. Pero también a todas aquellas instituciones u organizaciones con las que te gustaría colaborar. Piensa que es un espacio donde conocer con más profundidad los cimientos de tu marca personal.
Cómo hacer una
Es tan fácil como crear una nueva página en tu web para alojarla. También la puedes crear en plataformas externas como Google Drive o Dropbox. Elijas la opción que elijas, incluye de forma ordenada los diferentes contenidos que quieras que estén al alcance de los profesionales de la información.
Contenidos a incluir en la sala de prensa
Ahora es momento de saber qué contenidos debemos incluir en ella:
1. Notas de prensa. Si eres de las que utiliza esta herramienta para explicar las novedades relacionadas con tu marca, súbelas a la sala de prensa. Así estarán accesibles para quien quiera consultarlas.
2. Dossier de prensa. Se trata del documento que explica la trayectoria de tu marca personal como escritor y complementa la información que encontrarán los periodistas en la nota de prensa.
3. Comunicados de prensa. Todas aquellas comunicaciones que hayas hecho en relación a un cambio de posición respecto a un tema.
4. Material gráfico. Logotipos, fotografías , vídeos, etc. Es decir, todos aquellos contenidos visuales que puedan ser de interés y susceptibles de ser publicados.
5. Contacto. Esto es muy importante. A los profesionales de la información les gusta saber con quién pueden contactar si necesitan alguna información en concreto. Así que pon el nombre de la persona que se encarga de la prensa en tu marca y su correo directo. Si quieres, también puedes poner su teléfono.
Ventajas y desventajas de la sala de prensa
Yo solo le veo ventajas a tener tu propia sala de prensa, como periodista y profesional de la comunicación que soy. Ahora bien, sí que es cierto que puede tener alguna desventaja. Y es que tenerla abierta y con la información accesible, te obliga a monitorizar los contenidos que hay en ella para poder saber quién se la ha descargado, si la han publicado o no, etc. Porque a veces los periodistas puede ser que hablen de ti en la prensa pero, como tienen toda la información que necesitan a su alcance, no te avisen.
En este artículo te he explicado qué es una sala de prensa virtual y cómo crearla, ¿te animas a ponerla en funcionamiento? Si no sabes cómo hacerlo y necesitas ayuda, yo te guío y la dejamos lista para incrementar tus posibilidades de salir en los medios de comunicación. ¿Te animas? Reserva una sesión de valoración gratuita ahora y nos ponemos en marcha.