Supongamos que ya tienes escrita tu nota de prensa o pensada tu idea y ahora te encuentras en ese momento en el que no sabes cómo escribir un email a los periodistas.
Que no cunda el pánico.
No existen fórmulas mágicas ni una plantilla exacta infalible, de hecho evita los emails automatizados sin ninguna personalización ya que eso espanta a cualquiera. Pero sí que hay algunos consejos que te quiero dejar que, aún siendo un poco de sentido común, yo he comprobado que funcionan.
1.- Personaliza tu email
Cuando uno recibe un correo le gusta sentir que está escrito para él. No sé a ti pero a mí esos correos masivos que ves que están escritos para mucha gente me hacen sentir una más. Te hacen pensar que realmente no piensan en ti a la hora de enviártelo.
Los periodistas son personas como tú y como yo y aunque es cierto que se trata del envío de información y de tu interés porque la publiquen, siempre gusta que esté personalizado. No sólo el nombre, si tienes algún tipo de contacto previo trata de reflejarlo también en el correo.
Yo por ejemplo siempre trato de evocar algún trabajo anterior, preocuparme por cómo está el periodista o incluso felicitarle por algún logro o publicación reciente. Trato de establecer una conexión con el periodista para dar calor al email. No se trata de escribirle demasiado, sólo de acercarte educadamente a él/ella.
2.- Normas básicas de educación
Para no enumerar todas las normas lo agruparé en un solo punto. Educación, respeto, ortografía, formato, léxico etc… Parece evidente, pero si lo que quieres es transmitir valor de marca ten cuidado con todo esto.
Los periodistas son sensibles a todas estas faltas de ortografía, de gramática o de sintaxis. Te parecerá una tontería pero eso afecta a la credibilidad de tu email, de tu nota de prensa y de toda tu comunicación para lograr visibilidad en prensa.
Por otro lado ten en cuenta que los periodistas reciben cientos de correos a lo largo del día por lo que trata de ser amable, educado y correcto en tu email para que en la medida de lo posible les sea fácil y atractivo leerte. Saludar cuando escribes, pedir las cosas por favor, mostrarte dispuesto a ayudar o a facilitar todo lo que pueda necesitar respecto a la información que le quieres hacer llegar… etc. Es fundamental para tener éxito con tu email.
Si un periodista, entre los cientos de correos que recibe encuentra el tuyo, sin saludar, sin dirigirte a él, y en el que la única línea que se escribe viene a decir que adjuntas la información para que se publique… pues qué crees que hará el periodista con el email… pues eso, a la basura y además no sólo eso sino que asocia tu nombre a ese hecho poco agradable.
3.- Sé rápido, y directo
Como insisto permanentemente, los periodistas no tienen tiempo para pararse a leer grandes textos. Por lo tanto, a la hora de escribir un email a los periodistas deberás sintetizar muy bien y elegir a la perfección las palabras adecuadas para lograr su atención en cuestión de segundos.
Tiempo que le dedicará un periodista a tu nota de prensa antes de borrarla, puedes aplicarlo a tu email: 3 segundos, lo que tarda en darle al botón de eliminar.
Debes lograr captar el interés en una línea o dos. ¿Cómo? Pues no sólo deberás resumir en varias palabras lo que quieres comunicarle sino además vincularlo con algo de actualidad que le interese y además ofreciéndole algo de valor que no obtenga fácilmente. Todo esto en una o dos líneas… ¿Misión imposible? No, pero requiere práctica.
4.- Dosifica y no agobies
No debes escribir a un periodista si sabes que no le puede interesar tu email. ¿Para qué vas a molestar a un responsable de economía si tu información es sobre cultura? Lo único que lograrás es que borre tu email y que con un poco de mala suerte se acuerde de que tus correos no le interesan. Una de las claves del éxito de la comunicación es segmentar y elegir bien a los periodistas a los que enviar una nota de prensa o un email.
No agobiar al periodista es fundamental por mucha prisa que tengas para que te publiquen la noticia. Debes entender nuevamente que antes que tú, el periodista tendrá muchas otras tareas. No eres el único ni mucho menos el imprescindible. El periodista también está sujeto a su cronograma, su calendario editorial y sus otras publicaciones. Sólo él sabe cuándo podrá publicar tu información. Incluso a veces no dependerá ni de él sino del responsable de sección que prioriza y ordena las publicaciones.
Agobiar, atosigar y estar encima del periodista sólo te llevará a que te coja manía o te ponga la etiqueta de pesado. Sí, es así. No les molestes más de la cuenta. Sólo cuando haya pasado un tiempo prudencial podrás preguntarle, pero no lo hagas constantemente ni mucho menos al día siguiente de enviarle el email. Si sabes que ya lo tiene deberás tener paciencia.
5.- Cumple con lo que ofreces en tu email
Si le ofreces en tu email al periodista una información concreta y la posibilidad de ampliar, cumple con lo que dices. No puedes echarte atrás, ni crear falsas expectativas. Mucho menos se te ocurra mentir con lo que ofreces porque podrías perder completamente la confianza del periodista no sólo para la noticia concreta que hayas trabajado sino para el futuro.
La comunicación es un trabajo que requiere su tiempo y cultivo. Es decir tienes que cultivar la relación y en ese proceso no puedes cometer errores o perderás un valioso aliado. Si te comprometes con una demostración, visita o artículo concreto asegúrate de cumplir con los plazos de entrega. Si el periodista te pide testimonios y se los ofreces, luego no te eches atrás o perderás la confianza, la aparición y en el futuro otras posibles apariciones en prensa.
En definitiva ofrece calidad, proactividad y sobre todo facilidad para desempeñar el trabajo al periodista.
Espero que después de este artículo sepas cómo escribir un email a los periodistas. Déjame en comentarios si tienes alguna duda al respecto.
Si no quieres perderte nada y conseguir GRATIS el mini curso para aprender a vender tu libro en un minuto, apúntate a la newsletter.