Si llevas tiempo leyendo el blog seguro que te suenan las notas de prensa, pero ¿sabes qué es una convocatoria de prensa para escritores?
En el artículo de hoy vas a aprender qué es esta herramienta de comunicación y cuándo se utiliza.
Qué es una convocatoria de prensa para escritores
Una convocatoria de prensa es una invitación que se envía a los medios de comunicación para informarles de la celebración de una rueda de prensa, una presentación o cualquier otro evento. El objetivo de enviar una convocatoria a los medios es lograr la presencia del mayor número de periodistas posible para transmitirles un determinado mensaje. A su vez, esto se traducirá en cobertura posterior en los medios, ya que los periodistas siempre suelen publicar algo sobre los eventos a los que asisten.
Sin embargo, con el paso de los años, convocar una rueda de prensa o cualquier otro evento similar y lograr que asista un número suficiente de medios es cada vez más difícil. Las plantillas de los medios se reducen progresivamente, los periodistas están muy ocupados y los eventos virtuales (como las videoconferencias) han sustituido a muchas de las convocatorias presenciales que se hacían antes de manera rutinaria.
La buena noticia es que, al haber menos convocatorias de prensa, si la gestionas bien y consigues despertar el interés de los medios, puedes conseguir una cobertura más extensa y profunda que la que genera el envío de una nota de prensa.
En el caso de los escritores, ¿qué evento se te viene a la cabeza? ¡Exacto! Una firma de libros o la presentación de tu última historia, y en este caso quizás no te interese tanto que acudan los propios medios como que se hagan eco de la noticia para que posibles lectores vayana al evento.
Cuándo se utiliza
Antes de decidir el envío de una convocatoria de prensa, plantéate estas tres preguntas:
¿El evento que quieres presentar es suficientemente atractivo para despertar el interés de los periodistas?
¿La asistencia presencial ofrecerá algún aliciente adicional a los medios que justifique el tiempo y esfuerzo dedicado al desplazamiento?
¿El formato o contenido del evento será adecuado desde el punto de vista informativo?
Por ejemplo: puede surgir la idea de invitar a los medios a la presentación de tu último libro; pero si no tienes previsto un evento específico para ellos o no tienen la oportunidad de entrevistarte, es posible que no les compense asistir.
Es recomendable enviar la convocatoria de medios con suficiente antelación, si es posible un par de semanas antes de la fecha del evento. Ten en cuenta que, a diferencia de una nota de prensa, una convocatoria que requiera asistencia debe ser aprobada por el redactor jefe o responsable del área del medio, que será quien designe al periodista o equipo que se desplazará al evento. Esto puede requerir unos días, ya que este tipo de decisiones se toman en los consejos de redacción que se celebran al inicio de la semana.
De todas formas, el día antes de la celebración del evento es recomendable enviar un recordatorio a todos los asistentes que han confirmado para mayor seguridad. Por desgracia, las agendas de los periodistas cambian a cada minuto, y es habitual que algunos de los medios que confirmaron asistencia no vengan finalmente, así como que se presente sin avisar algún periodista que no había confirmado su participación.
Cómo se escribe
Preparar una convocatoria de prensa es similar a redactar una nota de prensa, aunque con algunas diferencias. Principalmente, debe incluir los siguientes elementos:
- Logotipo de tu marca personal como escritor (si la tienes)
- Titular atractivo que despierte el interés por el evento
- Breve explicación sobre el asunto a tratar en la convocatoria
- Información sobre quién organiza el evento, agenda y asistentes
- Datos prácticos sobre la ubicación, fecha y hora del evento
- Solicitud de confirmación de asistencia y contacto para hacerlo
¡Ojo, no se trata de contarlo todo!
En total, un modelo de convocatoria de prensa ideal no debería ocupar más de una página.
Y ahora que ya tienes toda la información a mano, ¿te animarás a usar la convocatoria de prensa para escritores en tu próxima presentación?
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